NPO 與 ICT(資通訊科技)

起因是這樣子的。最近有幾位新上任的政務委員,負責科技和資通訊的張善政在接受中天和非凡的專訪時,不時的提出 ICT 這關鍵字,也談到台灣的 ICT 體質不佳這件事。原本只在國際會議或是研究報告中才會出現的字彙,一下子竟然在新聞熱門了起來。

由於最近我對資通訊政策特有興趣,深深感覺資通訊政策在前中後段,應該都要有民間的參與。可是民間除了業者之外,另外一個重要的部分就是非營利組織。不過我一想到以前跟非營利組織的接觸經驗,就有感而發的寫下了這一段話:

「除極為極為少數之外,台灣幾乎所有的非營利組織在 ICT 上都呈現體質羸弱的狀態,這也連帶影響到了監督 ICT 政策和運用資源的能力,偏偏 ICT 又是21世紀和20世紀差異最大的面向之一。」

ChenChang Shih 跟著在 Google+ 問說:

「因為非營利,所以沒有$投資ICT 人材及開發,而反過來,ICT 人力很少會把NPO當成第一志願。怎樣才能 Break 如此循環?」

這問題的問法有趣,我跟。

ICT 與數位機會

ICT 可以創造機會,當然這些機會不全然是發生在數位的場域。舉個簡單的例子來看,農產品可以透過網路來處理通路和銷售事宜,也可以做行銷的後段(如銷售品形象設計),當然產銷班更可以善用內部的資訊系統來「優化」產銷流程,例如班務和業務管理等。對營利組織而言,ICT 的重要性不證自明,只是因為產業的不同,而有會需要將產業鏈本身掛多少環節在 ICT 上面的考量。但我們談的是非營利組織,若追求的不是利潤的最大化,那麼 ICT 可以帶來的具體效益是什麼?

ICT (Information and Communication Technology) 是資訊科技和通訊科技的合稱。資訊科技我們先簡單的說就是「電腦」,而通訊科技則是「電話」。雖然這說法很粗糙,但我覺得的先有這想像,會比較容易了解對非營利組織來說,ICT 怎麼幫的上忙。

組織最頭痛的事?

一種方式是從非營利組織最常面臨的問題來回推。這問題不要說是非營利組織,在很多組織應該是百年無解:

  • 協調開會時間
  • 記錄會議
  • 追蹤會議決策事項的進度

這三個是小事情,但也是很大的事情。對不熟 ICT 工具服務的非營利組織來說,肯定是花費最多時間的項目之一。這三個重複性高的工作項目,可以套用 ICT 的概念,逐步採用相關服務,以節省人時和溝通成本,讓寶貴的人力釋放到組織的核心業務。但若你在這個階段問我說非營利組織可以怎麼改善這個問題,抱歉,我會很誠實的跟你回答,我不知道,要看看才有機會知道。

溝通,一個人是沒有用的

假定說我進某個非營利組織,這單位也沒有專責的資訊部門,只有修電腦的水電工,但大家都要用電腦。因為單位規模不大,大家都本著良心做事,出差勤也不用上到資訊系統。可是文書作業和電子郵件是免不了的。而且因為要做資源的開發與整合,所以對外的聯絡單位很多。光聯繫個大家都能來的開會時間,就可以搞一件事要分到幾天弄還搞不定。不過我已經進了這個單位,雖然不是主管,也沒有什麼權限,但被賦予導入 ICT 的任務。所以我會先觀察,有系統的觀察:一件訊息、一封郵件的內容格式,一封郵件來回傳遞的時間差,使用什麼樣的郵件軟體(服務)收信等。

對一些朋友來說,這聽起來很複雜,是不是?

其實不然,在上面的情境之下,對很多朋友來說,這可能是幾分鐘就能摸透的事。但如何改善事另外一個問題。如果我沒有真實的權限,但卻被主管賦予這樣的任務,那麼我就必須先從「溝通」習慣開始下手。在這邊指得就是電子郵件,包含對有權限的主管溝通,對同事的溝通,對外部的聯絡單位溝通等。溝了這麼多通,能不能通,不知道。

所以非營利組織內,若只有一位對 ICT 有概念且在實務上有經驗的人,這幾乎就是註定這個組織的資訊和通訊水平,只會停留在所有人加總後的低標。既然是低標,那麼 ICT 就幫不上忙。就像車的四個輪子,若是要開的順(溝通),直線的時候,四個輪子的轉速差異不能太大。轉彎的時候,需要有差速器來處理。要溝通的快,輪子的轉速就要更快。若其中有一顆因機械問題轉的特別慢,其他就只能跟著慢下來,車子才能比較穩定的行駛。

所以你看,即使我滿腔熱血生來就是武架子,天賦異秉加上鐵打的汗草,沒用就是沒用。最後只能求去,然後這個非營利組織繼續辛苦的運作著。

如果只要求一個人比較懂 ICT,那麼那個人應該是?

最好是執行長,秘書長。但這也很難,在台灣可能更難。所以只能要求非營利組織的負責人在心態必須有所調整。作法都有作法,但通常問題出在心態。心態是第一步,有心態後,作法可以一步一步來,雖然不一定會盡如人意。但若是心態開放,則會更有機會將作法和「資通訊」的文化導入組織內。所以一個非營利組織是否能善用 ICT,主其事者最為關鍵。

若主其事者不可求,我覺得可以退一步,想想在組織內,誰必須要處理最多的溝通任務。這溝通任務包含使用市話、面對面談話、電子郵件、行動電話、傳真、甚至是無線電等。這個人是誰,可能要先辨別出來。因為她是組織內溝通的節點,是所有訊息幅散的主要中心。

辨認出來後,如果要從組織內不藉由外力來進行「改造」,那麼跟上面一樣,這個角色的心態如何,是一個關鍵。不過這個角色並不是組織的負責人,所以若她已經是訊息的中心,那通常也待了一段日子。以台灣的狀況來說,既然待了一段日子,絕大多數就是以低轉速的溝通狀態在運用著資通訊服務。或是她必須高轉低轉都能處理。見人說人話,見鬼說鬼話。看到 skype 跳出訊息視窗就知道怎麼生表情符號打哈哈,看到追文件的簡訊,也會知道要用簡訊回還是電話直接劈頭殺過去。

所以心態是個關鍵。開放的心態準備好之後,才有機會。但不藉由外力來改造,我想是非常難的。

那藉由外力的意思是?

快寫兩千字後,我就跳著說,免得扯不完。有機會我們再試著來推敲下去。

有些非營利組織運用 ICT 的能力,可能遠遠超過一些在營運型態還不太需要 ICT 的組織的想像。這差距不是幾倍而已,是數百甚至是千倍起跳。在我實際的經驗當中,部分非營利組織的運作地區不是只在一個國家而已,是跨時區的。跨時區並不代表這組織的人比較多,而是說這組織可以因為導入 ICT 而讓地域和時差的障礙降到最低,甚至讓這些障礙反而成為營運的助力。就以我們一開始所說的開會三件事(協調通知、記錄、追蹤),要如何提昇非營利組織運用 ICT 的能量,最好的方法就是,開放心胸,見識一下世界。

實際的作法就是找藉口大家一起弄弄看,當然前提是這機會要蘊釀,醞釀的發起可能是組織的本身,或是另外一端的組織,或是第三者組織。

編按:附註說明,溝通轉速快的組織並不一定就比較好。

你說的這麼複雜,到底怎麼樣才比較好?

其實實際上也沒有這麼難,但也可能很難。因為問題太大,不好回答,沒有最好的方式,但最重要的是心態,ICT 可成事也可大敗事。套句朋友講的話:「你可能有了智慧城市的軟硬體建設,但人不行,所以這是什麼等級的智慧。」我們再把本來問題看一次:

「因為非營利,所以沒有$投資ICT 人材及開發,而反過來,ICT 人力很少會把NPO當成第一志願。怎樣才能 Break 如此循環?」

不知道 ICT 的好是一個關鍵。ICT 的好跟組織業務有沒有關係是一個關鍵。若有 ICT 人力願把 NPO 組織當成第一志願時,組織對於這樣的人力下投資(不完全是錢)的決心是什麼,這是一個關鍵。痛的夠不夠想不想要 break 這個循環,是一個關鍵。如何讓 ICT 知道,一個公平正義社會的運作,關鍵是在非營利組織,這又是一個關鍵。擁有開放的心胸,這是最大的關鍵。

 

6 Comments

  1. 個人覺得,資源串連者當 ICT 窗口較佳
    積極的把各方資源串連整合,ICT才會成為有用的solution

    不然只是一堆沙子,風一吹,鈔票就飛走了

    Reply

  2. 您好,我有接受 Wired.tw 的電話訪問,但後來刊出的文章,我到現在也還沒完整看過。但我覺得這個主題很值得討論。

    Reply

  3. 「因為非營利,所以沒有$投資ICT 人材及開發」有時候不只是「非營利」如此,即便營利事業,也不一定投資相關人才,或懂得解決相關問題,讓一些繁瑣的事情自動化。更妙的是,即便有人把自動化做好了,也不一定有人想用,即便他是免費的,且能節省龐大的人力物力資源。譬如:http://www.cos.url.tw/software/epad.htm 這套免費軟體,就是如此。因此,有時候問題不只是卡在錢或者營不營利上,還有人性的考量(譬如害怕相關人員失業,或太閒被扣薪。)。祝 好運

    Reply

  4. 有可能來幫我們”看看”嗎? 因為, 有這麼多的原因和可能, 但, 其實也遇到很多實質的問題. 因為, 像我們幾乎都使用open source的東西, 結果最慘的不是不肯投入, 而是懂, 而且長期投入open source的人, 在台灣還是廖廖可數, 連企業都徵不到人… NGO相對就更困難了…. 很多人願意來一時玩玩, 但, 遇到要長期投入的時候, 就不免覺得無聊了. 但, 組織運作, 本身就有很多看似無聊, 但, 出了問題又不行的工作在那裡.

    Reply

  5. 非營利,只代表如果營運有盈餘不是分回股東口袋,不代表不能很有錢。
    源頭在於有心,但營運(產品設計、服務設計、行銷)不強,所以沒錢。
    讓營運人才進入NPO, 才是治本之計。

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s