駐外單位對一陣恰似暖風般的「數位外交」應有之認識

前情提要請自行檢索相關關鍵字。最近新聞不少,但我有完全不同之看法。本文之對象為在外館外貿體系之朋友們,都是白話,沒有高深的新潮詞彙,提供幾點參考討論。

1. 建立自己能掌握之公開訊息管道,其優先度遠高於追捧其他的訊息管道

無論是新舊時代,建立自己能掌握之公開訊息管道,都是優先於經營社交媒體的最基本功。但外館規模不一,編制大小不同,且指揮系統也有地域性之分。在這些客觀條件限制之下,要求每一個駐外單位都有自己的網站,當然是不切實際的。規模大的單位可以有自己的「網站」,規模小的可以和其他鄰接市場、文化圈,或是內部科層體系相切的單位「共用」,這或許是基本原則。但過去十多年來,我們在各駐外單位的網站和網址結構部分,每幾年總有一次「整理」,或是有些沿用舊系統,而新系統的採用,則是放任各單位的主管決策。這件事一直沒有做好,不止不可思議的,尤其是導致對外觀感奇差無比。內部訊息鍊也和外部訊息圈子也完全斷裂,反而更坐實了外交圈子極為封閉保守的各種證言。簡單舉幾例,如 taiwanembassy.orgroc-taiwan.orgedutw.orgtweducation.org 等紊亂不堪的樣貌,完全就是權宜所造成的後果。有些辦事處甚至放棄所謂官方的資訊系統,乾脆直接掛上社交媒體的連結。但請注意,這不盡然能歸罪於第一線的人員。

網站是最基本自己可以掌握公開訊息的管道,好的網站能發揮的「效力」,遠大於在社交媒體各單位帳號間的互相「取暖」,或是大於在本國友好外交期刊不同譯本間所流通的各種公開訊息。在網站這件事上,或許我們將其看成為數個「資訊系統」則是更為貼切。系統後台完備的重要性,因應系統而必須有的內容流程改變,相關人員的訓練等,並不亞於前台「妝點」的「改版」。自己最能掌握的公開管道若不好好建置經營,反冀求在其他商業平台能達到政策訊息傳遞和溝通之效力,此舉無異是緣木求魚,不識大局。社交媒體所受到演算法之「宰制」狀況極為嚴重,這些管道不該是唯一或是在訊息溝通的重要性上高於自己的網站。

在任何以「數位外交」為名將訊息流程拉到社交媒體之大規模行為,若內部的指揮體系和訊息流程沒有理清、理順、分層分次等審批流程之檢討自視,基本上都可視為花槍一現,曇花如斯。

2. 完整,清晰的訊息,在自己能掌握的網站一定要更易於被檢索和瀏覽

這條「守則」和是不是駐外單位或沒有直接關係,而是任何一個現代「正式」的組織都必須在公開訊息的內容作業上必須正視的。社交媒體所允許的訊息型態和其演算法條件,可說是一種高度規格化和廣告化的媒介。這媒介只能作為完整內容的輔助,而不應該是完整內容的完全載體。粗舉一例,完整的新聞稿一定要能在自己的網站上被快速瀏覽和檢索,在社交媒體則不必然。這些在第一線的作業原則,只要多看在外交或是駐外體系比較龐大的國家,就能很清楚的知道他們的作業細節為何。很多的作業細節甚至不難取得,只是有沒有心罷了。

3. 駐外單位一級主管、第一線人員和網路媒介這回事

這裡特別提到了可能是許多單位內部的實質問題。訊息、公開訊息和發佈權限等,基本上是「權力」運作的展現。權力這件事在網路時代是很有趣的主題,而在台灣這種駐外單位公開訊息體系封閉,資訊系統紊亂的國家,更是一個沒有被細細探討找出突破和更能進一步運作的龐大領域。任何有經驗處理一套(或數套)全球等級資訊系統給一兩百個單位使用的人,都知道這件事不能假裝不存在。在期待「數位外交」是新的救世主之前,該做的基本功最好不要忽略。

4. 避免公領域私領域不分,尤其在社交媒體上

簡短,如上。

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